ในหลายครั้งที่การเสนอซื้ออุปกรณ์ด้านไอทีมักจะไม่ได้รับการอนุมัติจากผู้บริหารหรือเจ้าของบริษัท เนื่องจากข้อมูลที่นำเสนอมีน้อยเกินไปที่จะตัดสินใจ บ่อยครั้งที่เจ้าหน้าที่ไอทีมักจะส่งแค่ใบเสนอราคา (Quotation) ไปให้เพียงอย่างเดียว หรือบางครั้งแนบเอกสารเชิงเทคนิค (เช่น Data Sheet) แต่ก็มักจะถูกปฎิเสธกลับมาเพราะเห็นว่าราคาแพงเป็นประจำ ปัญหาดังกล่าวน่าเรียกได้ว่าเป็นปัญหาคลาสสิกของชาวไอทีเลยก็ว่าได้ ซึ่งปัญหาดังกล่าวเกิดจากข้อมูลที่ใช้ในการนำเสนอไม่เพียงพอทำให้การตัดสินใจผิดพลาดจากข้อมูลที่ไม่ครบถ้วนนั่นเอง (ส่วนมากผู้บริหารหรือเจ้าของบริษัทไม่เข้าใจข้อมูลเชิงเทคนิคที่ส่งไป เพราะถ้าหากเข้าใจก็ไม่จำเป็นต้องจ้างเจ้าหน้าที่ไอทีเพื่อมาดูแลก็ได้) ซึ่งหนึ่งในเครื่องมือที่ช่วยให้พิจารณาข้อมูลมากขึ้นเพื่อช่วยในการตัดสินใจคือ Total Cost of Ownership หรือ TCO นั่นเอง
อ้างอิงตามคำนิยามของ Gartner ระบุว่า Total Cost of Ownership คือการรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องทางด้านไอทีรวมไปถึงค่าใช้จ่าย (Cost) อื่นๆ ที่เกี่ยวข้องด้วย ยกตัวอย่างเช่น ด้านไอที TCO จะประกอบไปด้วยค่าใช้จ่ายด้านฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ การบริหารจัดการและการสนับสนุน (Support) ค่าใช้จ่ายด้านการติดต่อสื่อสาร ค่าใช้จ่ายของผู้ใช้งาน รวมไปถึงค่าอบรมการใช้งาน ค่าความเสียหายในการผลิต (productivity losses) และค่าความเสียหายเมื่อระบบใช้งานไม่ได้ (cost of downtime) อีกด้วย เพื่อให้เห็นภาพมากยิ่งขึ้นผมขอยกตัวอย่าง บริษัท ABC Company มีการใช้งานไฟร์วอลล์ยี่ห้อ XYZ อยู่ ซึ่งเป็นอุปกรณ์ที่มีการใช้งานมากเป็นระยะเวลามากกว่า 5 ปีแล้ว กำลังพิจารณาซื้ออุปกรณ์ใหม่มาทดแทน หรือเช่าใช้อุปกรณ์ดังกล่าวจากผู้บริการ โดยมีทางเลือกดังนี้
- ใช้งานอุปกรณ์เดิมจะเสียค่าต่ออายุปีละ 40,000 บาท และเจ้าหน้าที่ไอทีที่ต้องดูแลปีละ 50,000 บาท เนื่องจากเป็นอุปกรณ์เก่ามักจะมีปัญหาช่วงเวลางานที่มีการใช้งานหนัก และอุปกรณ์มักจะค้างนอกเวลางานทำให้ต้องเข้ามาที่ออฟฟิสเพื่อแก้ไขปัญหา
- ซื้ออุปกรณ์ใหม่ทดแทนอุปกรณ์เดิม โดยอุปกรณ์ใหม่ราคา 120,000 บาท มีค่าอบรมการใช้งาน 10,000 บาท หลังจากนั้นจะเสียค่าต่ออายุและค่าดูแลโดยเจ้าหน้าที่ไอทีปีละ 12,000 และ 30,000 บาทตามลำดับ
- เช่าใช้อุปกรณ์ดังกล่าว โดยเป็นรุ่นเดียวกับทางเลือกที่ 2 ซึ่งมาพร้อมกับการดูแลหลังการขาย (Managed Service) โดยเสียค่าใช้จ่ายปีละ 50,000 บาท และประเมินว่าเจ้าหน้าที่ไอทีจะดูแลปีละ 20,000 บาท เนื่องจากทางผู้ให้บริการดูแลและให้คำปรึกษาตลอดการใช้งาน
จากทางเลือกทั้ง 3 แบบดังกล่าว เมื่อลองทำตารางเปรียบเทียบค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นทั้งหมดในระยะเวลา 3 ปีจะได้ดังนี้
| No |
Solution |
Categories |
Year 0 |
Year 1 |
Year 2 |
Year 3 |
Total Cost without Engineer |
Total Cost of Ownership |
| 1 |
Use current firewall |
Hardware |
- |
- |
- |
- |
120,000 |
270,000 |
| MA/ Subscription |
- |
40,000 |
40,000 |
50,000 |
| Rental |
- |
- |
- |
- |
| Engineer |
- |
50,000 |
50,000 |
50,000 |
| 2 |
New firewall |
Hardware |
120,000 |
- |
- |
- |
156,000 |
256,000 |
| MA/ Subscription |
- |
12,000 |
12,000 |
12,000 |
| Rental |
- |
- |
- |
- |
| Engineer |
10,000 |
30,000 |
30,000 |
30,000 |
| 3 |
Rental firewall with managed service |
Hardware |
- |
- |
- |
- |
165,000 |
225,000 |
| MA/ Subscription |
- |
- |
- |
- |
| Rental |
- |
55,000 |
55,000 |
55,000 |
| Engineer |
- |
20,000 |
20,000 |
20,000 |
จากตารางด้านบน Year 0 คือค่าใช้จ่ายที่ต้องเสียในครั้งแรก (Initial Cost) ส่วน Year 1 – Year 3 คือค่าใช้จ่ายในปีที่ 1 ถึงปีที่ 3 ตามลำดับ โดยจากตารางดังกล่าวหากเราพิจารณาจากค่าใช้จ่ายจริง (แถว Total Cost without engineer) จะพบว่าควรจะต่ออายุอุปกรณ์ตัวเดิมต่อไปเพราะต้นทุนต่ำที่สุด แต่ในความเป็นจริงแล้วระบบจะมีปัญหาทำงานได้ไม่เต็มประสิทธิภาพเพราะอุปกรณ์เก่าและเจ้าหน้าที่ไอทีต้องมาดูแลในช่วงนอกเวลางานอีกด้วย (พูดง่ายๆ คือถ้าระบบเดิมดีอยู่แล้ว เราจะมาหากทางเลือกอื่นทำไม?) หากพิจารณาจาก Total Cost of Ownership จะเป็นการแสดงต้นทุนทั้งหมด ซึ่งจะเห็นได้ว่าทางเลือกที่ 3 ในการเช่าใช้อุปกรณ์พร้อมทั้งการบริการหลังการขายจะมีราคาถูกที่สุด อีกทั้งยังมีความเสี่ยงน้อยเพราะถ้าหากการให้บริการไม่ดีก็สามารถยกเลิกได้และค่อยพิจารณาทางเลือกที่ 2 ในการซื้ออุปกรณ์ทดแทน
จะเห็นได้ว่าการพิจารณาแบบ Total Cost of Ownership จะเป็นรูปแบบการพิจารณาที่เห็นต้นทุนทั้งหมด ทั้งทางตรงและทางอ้อมเพื่อช่วยในการตัดสินใจด้านไอทีได้เป็นอย่างดี
หมายเหตุ: เนื่องจากเป็นการคำนวณต้นทุนในภาพรวมทั้งหมด จึงขอไม่ลงรายละเอียดในการพิจารณาการลงทุนตามหลักประเมินโครงการทางการเงิน เช่น Payback Period, Net Present Value (NPV) หรือ Internal Rate of Return (IRR) เนื่องจากไม่มีข้อมูลด้านรายได้ และไม่ต้องการให้เกิดความสับสนและซับซ้อนเกินความจำเป็น
อ้างอิง: